Jak budou vypadat kanceláře budoucnosti? Hrozí s novým normálem odliv nájemců a zmenšování ploch?

Od začátku covidové pandemie jsme se setkávali s příběhy společností, které se rozhodly reagovat na tuto novou situaci. Jen pár měsíců po prvním lockdownu některé firmy prohlašovaly, že se na nový systém práce z domova adaptovaly a do kanceláří se už nikdy nevrátí. I když tento trend byl patrný především u velkých nadnárodních korporací, jejich interní nařízení byla aplikována i jejich lokálními pobočkami u nás. A řada dalších firem tento či velmi podobný přístup následovala. 

Pandemická omezení máme už více než rok úspěšně za sebou, téma ´nového normálu´ v kancelářské komunitě ale rezonuje dál. Nové hybridní modely práce a jejich vliv na místo výkonu práce řeší nejen samotní pronajímatelé a nájemci, ale nepřímo také investoři, architekti, stavební firmy nebo výrobci nábytku.

Otázky, jak budou vypadat kanceláře budoucnosti, jaký dopad na jejich využití, velikost a strukturu bude mít případné snížení počtu stálých pracovních míst a to, zda budou firmy redukovat pronajaté plochy jsou stále aktuální. 

Vyplatí se úspory za kanceláře?

S novými hybridními modely a přesunem zaměstnanců na home office získalo na aktuálnosti téma ekonomických úspor ze snížení počtu pracovních míst a tím pádem potenciálního zmenšení kancelářských ploch. Pojďme se na věc podívat z různých úhlů, a to očima ekonomů, kteří přemýšlejí v číslech, ale i personalistů zohledňujících firemní kulturu a well-being zaměstnanců. Konečný úsudek si můžete udělat sami. 

Náklady na provoz kanceláří tvoří v průměru asi 5-10 procent z celkových nákladů společnosti. Pokud se podaří firmě vyjednat zmenšení pronajaté plochy a tím uspořit za pronájem například třetinu nákladů, jde v celkovém objemu reálně o maximálně tříprocentní úsporu z celkových nákladů firmy. Je tato finanční úspora pro firmu skutečně tak významná a efektivní v dlouhodobém horizontu? 

Práce z domova a omezování pracovních míst v kancelářích jistě může přinést nějaký finanční efekt. Nikdo ale dnes nedokáže říct, co tyto nové hybridní modely práce a z nich vyplývající nedostatek sociálního kontaktu udělají s firemní kulturou v delším časovém horizontu například za pět, deset let. Z pohledu personalistů je pro prosperitu firmy a udržení loajality zaměstnanců důležité zachovávat atmosféru ve firmě a žít jejími společnými hodnotami. A to se z home office přes virtuální kontakt dělá jen těžko. Co když společnosti po čase vyhodnotí, že tento model nefunguje a výsledky firmy se zhoršují? Dnešní situace ukazuje, že přesvědčit zaměstnance k návratu do kanceláří může být složité. Otázkou tak zůstává, zda firmy chtějí skutečně šetřit na tom, co dělá firmu firmou. 

Hodnocení produktivity práce

Dalším aspektem, který je důležité při diskusích o budoucnosti kanceláří zvážit, a který jsem už částečně zmínil výše, je produktivita zaměstnanců na home office. V době pandemie jsme slýchávali, že produktivita lidí při práci z domova zůstává vysoká nebo se dokonce zvýšila. Vysvětleno to bylo pozitivním hospodářským výsledkem předchozího roku. Budete se mnou určitě souhlasit, že tento ukazatel měřený v krátkém časovém úseku není adekvátní a sofistikovanější pohled na věc může dát až vývoj v delším časovém úseku. Je potřeba si počkat na tvrdá data a vyhodnocení dlouhodobějších trendů ve firemních ukazatelích.

Většina firem adaptuje nějakou formu hybridního modelu práce, kdy zaměstnancům umožňují různý počet dnů pracovat mimo kancelář. Nejčastější modely jsou 2+3 nebo 3+2, ale neobvyklé nejsou ani 1+4 (dny v kanceláři vs. home office). Produktivita ale nabízí pouze jeden pohled na věc. Dalším aspektem je dopad sociální izolace na nás jako společenské tvory. Pokud se snažíme měřit produktivitu práce, dokážeme vedle toho změřit také ´engagement´ nebo ´happiness´ zaměstnanců? A je skutečně několik měsíců měřená produktivita důležitější než například kreativita týmu sedícího společně v jedné místnosti? 

Vliv přehřátého trhu práce

Jistě vnímáte, že výše uvedené parametry jako zanedbatelné ekonomické úspory nebo těžko měřitelná produktivita zaměstnanců mají své limity. Od firem stále častěji slýcháváme, že by své zaměstnance chtěli v kancelářích potkávat častěji. Zaměstnanci ale nechtějí.  Flexibilita práce odkudkoliv se tak promítá i do náboru nových zaměstnanců a stává se jedním z klíčových parametrů při výběru budoucího zaměstnavatele. Nezaměstnanost ´bílých límečků´ ve velkých městech je nulová nebo dokonce negativní a společnosti se proto právem obávají, že zaměstnanci jim v případě omezení tohoto benefitu odejdou ke konkurenci. Nicméně představa, že zaměstnanci budou při omezení tohoto benefitu hromadně odcházet je ale pravděpodobně iluzorní… Lze přitom předpokládat, že při dvouciferné nezaměstnanosti by pozice zaměstnavatele byla při požadavku na návrat do kanceláře jiná než dnes. I zde se nabízí úvaha, zda se lze dostat ze začarovaného kruhu i bez čekání na změnu na trhu práce, která by logicky byla vyústěním širší ekonomické krize. 

Ovlivní nové modely práce velikost pronajímané plochy? 

Jaký vliv tedy bude mít ´nový normál´ na pronajatou kancelářskou plochu v následujících měsících a letech? Víme, že v minulosti tvořila zhruba 60-70 procent kancelářských ploch stálá pracovní místa. Ze současných požadavků vnímáme poptávku po rozšiřování společných prostor jako jsou zasedací místnosti, kuchyňky, oddechové a jídelní zóny na úkor stálých pracovních míst. Budoucí poměr se tak může zcela obrátit. Technická část takové změny je nicméně nákladově a časově náročná a často se tak proto děje k výročí nájemních smluv, kdy se vyjednávají nové podmínky a je šance získat finanční podporu od pronajímatelů. Řada nájemních smluv je stále v běhu a lze tedy předpokládat, že se změny budou v budoucnu týkat ještě řady společností.  

Jediným relevantním parametrem, ze kterého lze objektivně vyčíst nárůst nebo pokles pronajatých kancelářských ploch jsou čísla ´net absorption´, která sleduje Prague Research Forum*. 

Tento tržní ukazatel vyjadřuje rozdíl celkové pronajaté kancelářské plochy oproti minulému období. Pokud je výsledek pozitivní číslo, objem pronajatých ploch za sledované období vzrostl a naopak. Net absorption kancelářských ploch je sledován na pravidelné bázi, z časových řad je proto možné vysledovat určitý trend. 

Vývoj tržního ukazatele ´net absorption ´ pro kancelářské plochy v Praze: 

Zdro: iO Partners / Prague Research Forum

Z dat v tabulce jednoznačně vyplývá, že za posledních 5 let, tedy včetně těch covidových, je tento ukazatel pozitivní. I přesto, že se výše tržního ukazatele v průběhu covidových let snižovala, byl stále pozitivní, celková pronajatá plocha tedy každý rok oproti předchozímu roku rostla. Po odeznění pandemie a ukončení všech omezení se čísla opět vracejí k jednoznačnému a výraznějšímu růstovému trendu. Za posledních pět let pronajatých ploch přibývá, tvrdá data tak potvrzují, že firmy rostou, kancelářské plochy neopouštějí, naopak poptávka po nich je vysoká. Otázkou ale zůstává další vývoj. 

Závěr

I přesto, že je ještě brzy na vyhodnocení postcovidových trendů, vše nasvědčuje tomu, že kanceláře už pravděpodobně nebudou stejné jako před pandemií. S měnícím se stylem práce se mění i nároky na to, jak má kancelář vypadat. Data ale potvrzují, že změny těchto nároků zatím nevedou ke zmenšování pronajaté plochy. 

*Prague Research Forum je dobrovolná, nezávazná organizace, která vznikla za účelem lepší spolupráce při průzkumu trhu kanceláří v Praze. Jejími členy jsou společnosti CBRE, Colliers, Cushman & Wakefield, iO Partners, Knight Frank a Savills, které sdílejí základní informace o kancelářském trhu v Praze za účelem poskytování co možná nejúplnějších, nejpřesnějších a nejtransparentnějších dat o jeho vývoji.

Společnost WOOD Real Estate zastřešuje realitní aktivity významné středoevropské finanční a investiční skupiny WOOD & Company založené v roce 1991.

WOOD & Company spravuje investiční aktiva v hodnotě 4,5 miliardy EUR, obchoduje na burzách s obratem přibližně 30 miliard EUR a poskytuje poradenské služby při nejvýznamnějších M&A transakcích v regionu.

WOOD Real Estate se zabývá budováním kvalitního realitního portfolia a aktivním managementem komerčních nemovitostí. Portfolio zahrnuje aktuálně více než 355 000 m2 pronajímatelné plochy. 

Kromě aktivit v České republice, kde spravuje administrativní budovy Hadovka Office Park, Green Point, Greenline či obchodní centra Galerie Harfa a Centrum Krakov, buduje WOOD Real Estate úspěšně své portfolio také na Slovensku a v Polsku. Mezi slovenské nemovitosti patří administrativní budovy Aupark Tower, Lakeside Park, BBC5, Westend Tower, BBC1, BBC1 Plus a bratislavské nákupní centrum Aupark, v Polsku spravuje administrativní budovu Astrum Business Park.

Kontakt pro média:

Martin Kodýdek
Head of Marketing | CZ/SK
Tel.: +420 606 615 311  
E-mail: martin.kodydek@wood.cz